ANALISA KELEMAHAN KEPEMIMPINAN DAN SARAN SEBAGAI PEMIMPIN ORGANISASI UNTUK DAPAT MELAKSANAKAN TUGASNYA DENGAN EFEKTIF

Oleh Pembina IV.a. Nuryetri Biwilfa. S.H., M.Si, Analis Pertahanan Negara Madya Set Ditjen Pothan.

Latar Belakang.  Anda baru saja diangkat menjadi pejabat pimpinan tertinggi pada suatu organisasi yang baru 3 tahun beroperasi, Anda merasa senang sekali dengan promosi jabatan tersebut dan merasa percaya diri akan dapat memimpin sehingga organisasi dapat berkembang. Namun baru 2 bulan memimpin Anda mulai menghadapi permasalahan yang terus berdatangan. Mulai dari komplain stackholder terkait pencapaian kinerja organisasi, Kegiatan organisasi dinilai tidak berkualitas, sarana yang tidak memadai serta komunikasi dengan stackholder yang belum berjalan baik. Setiap kali Anda menerapkan kebijakan baru selalu saja ditanggapi dingin oleh staf.

Anda berupaya menjalankan tugasnya sebaik mungkin terutama fokus pada hal-hal yang bersifat administratif. Setelah satu tahun anggaran Anda memimpin organisasi belum dirasakan perkembangan yang berarti. Komplain-komplain dari stackholder dan menyampaikan tuntutan yang begitu tinggi terhadap organisasi Anda. Komunikasi dengan staf pun belum dapat berjalan dengan baik.

Berdasarkan kasus di atas akan dianalisa apa yang menjadi kelemahan kepemimpinan, saran yang dapat diberikan agar sebagai pemimpin organisasi dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif.

Identifikasi Permasalahan. Berdasarkan studi kasus di atas, dapat diidentifikasi permasalahan sebagai berikut:

1. Komplain stakeholder terkait pencapaian kinerja organisasi.
2. Kegiatan organisasi dinilai tidak berkualitas.
3. Sarana yang tidak memadai.
4. Komunikasi dengan stakeholder belum berjalan baik.
5. Setiap kali Anda menerapkan kebijakan baru selalu saja ditanggapi dingin oleh staf.
6. Kelemahan pemimpin: terlalu percaya diri, bekerja normative, fokus pada hal-hal yang bersifat administrative.

Kepemimpinan.  Kepemimpinan adalah proses mempengaruhi aktivitas-aktivitas sebuah kelompok yang diorganisasikan ke arah pencapaian tujuan (Rauch & Behling, 1984 hal. 46) kepemimpinan adalah sebuah proses memberi arti terhadap usaha kolektif dan yang mengakibatkan kesediaan untuk melakukan usaha yang diinginkan untuk mencapai sasaran (Jacobs & Jacques, 1990 hal. 281) kepemimpinan adalah suatu seni (art), kesanggupan (ability) atau teknik untuk membuat kelompok orang-orang mengikuti atau menaati segala apa yang dikehendakinya dan membuat mereka antusias mengikutinya.

Selanjutnya, ciri-ciri pemimpin diantaranya: selalu belajar, berorientasi pada pelayanan, memancarkan energi positif, mempercayai orang lain, hidup seimbang, melihat hidup sebagai petualangan, sinergistik, selalu berlatih untuk memperbaharui diri agar mampu mencapai prestasi yang tinggi (Stephen R. Covey).

Sedangkan tugas Pemimpin diantaranya adalah: bekerjasama dengan orang lain, Bertanggung jawab dan bertanggung gugat, Mengatur tugas, membuat prioritas, Berfikir analitis dan konseptual, Mediator konflik, Bertindak persuasive, dan berkompromi.

Selanjutnya, kepemimpinan berprinsip dicirikan sebagai berikut: mengutamakan perbaikan perilaku pimpinan perbaikan kinerja organisasi orientasi: 1. Pembangunan diri dan kelompok, selalu belajar, cerdas, terampil,memperbaiki karakter, hidup seimbang, mengarahkan visi ke depan 2. Kebersamaan, toleransi, sinergi, pelibatan staf/mitra kerja, pelayanan prima 3. Hambatan: selera, kesombongan dan ambisi.

Kepemimpinan Strategis.  Kepemimpinan Strategis meliputi kemampuan mengantisipasi, memiliki visi, dan mempertahankan fleksibilitas, memberi kuasa kepada orang-orang lain untuk menciptakan perubahan strategis yang perlu. Keberadaan seorang pemimpin strategis sangat diperlukan dalam lingkungan kerja yang rentan mengalami isu-isu sulit. Isu-isu tersebut dapat mempengaruhi dan dipengaruhi oleh berbagai hal, termasuk risiko dari dalam maupun dari luar organisasi.

Menurut Chron, kepemimpinan strategis adalah cara seorang pemimpin di sebuah perusahaan menyusun strategi untuk mewujudkan tujuan tertentu. Strategi tersebut harus memetakan langkah-langkah yang perlu diambil perusahaan untuk beralih dari kondisi saat ini ke kondisi yang diinginkan.

Beberapa cara problem solving yang dapat dilakukan untuk itu bisa termasuk merombak atau menciptakan struktur organisasi baru, hingga mengalokasikan sumber daya. Namun, strategi yang dibuat tidak boleh hanya didasarkan keputusan “untuk sekarang ini”. Pemimpin juga harus mempertimbangkan tujuan jangka panjang perusahaan. Sederhananya, tujuan kepemimpinan strategis adalah untuk mempersiapkan organisasi menghadapi apa pun yang mungkin terjadi di masa depan. Baik itu berupa risiko yang benar-benar baru ataupun tantangan dari masa lalu yang mungkin terulang kembali.

Selanjutnya, untuk dapat menjalankan kepemimpinan dengan sukses, ada beberapa faktor kunci kepemimpinan strategis (John D. Millet) yaitu: Kemampuan melihat organisasi sebagai satu keseluruhan, kemampuan mengambil keputusan, kemampuan mendelegasikan wewenang, dan kemampuan menanamkan kesetiaan.

Selain itu, berikut adalah enam kompetensi penting lainnya yang harus dimiliki seorang pemimpin strategis berdasarkan kompilasi dari  Harvard Business Review:

1. Antisipatif.

Pemimpin strategis harus senantiasa waspada dalam mengamati kondisi industri untuk bisa mendeteksi ancaman, tantangan, dan peluang yang ambigu di hadapan bisnis mereka. Pemimpin strategis juga selalu mengasah kemampuan mereka untuk mengantisipasi dan mencari tanda-tanda perubahan di lingkungan sekitar. Maka, apabila kamu ada di posisi ini kamu harus memiliki keterampilan untuk mengumpulkan informasi dari berbagai sumber baik dalam maupun di luar industri. Kamu juga harus bisa memprediksi gerakan dan reaksi kompetitor terhadap inisiatif, tren, atau produk baru.

2. Pikiran terbuka.

Pemimpin strategis mampu untuk melihat suatu masalah dari banyak sudut pandang untuk memahami penyebab dasarnya. Dalam melakukannya, mereka juga selalu mempertanyakan keadaan saat ini (status quo), bahkan sampai pemikiran diri sendiri dan pendapat orang lain. Namun, ini bukan berarti buruk. Mereka terkesan skeptis karena ingin mencoba memahami gambaran besar dari akar masalah tersebut. Barulah setelah mengulik dan mempertimbangkan banyak sisi, mereka akan mengambil tindakan tegas. Demi mencapai ini, seorang pemimpin membutuhkan kesabaran, keberanian, dan pikiran terbuka.

3. Banyak akal.

Setiap masalah pasti butuh solusi. Pemimpin strategis harus menghasilkan ide untuk itu dan menyajikannya.  Namun, titik terang itu mungkin tidak langsung bisa terlihat. Maka, ia harus menguji semua opsi dan skenario yang dimiliki untuk mendapatkan hasil terbaik.

Meski begitu, bukan berarti ia memutuskannya dengan gegabah. Pemimpin strategis tidak ragu untuk melibatkan orang lain demi mendapatkan wawasan baru, menghilangkan keraguan, dan menjajal semua kemungkinan sebelum menyimpulkan apa pun.  Ini adalah keterampilan utama yang harus dimiliki setiap leader dengan gaya kepemimpinan strategis.

        4.  Membuat keputusan dengan cepat.

Seorang pemimpin strategis harus mampu membuat keputusan yang sulit sekalipun dengan cepat ketika dibutuhkan. Bahkan jika data yang ia miliki tidak cukup lengkap atau konkret. Dalam proses decision making, pemimpin di posisi strategis sudah harus lebih dulu memperhitungkan segala manfaat, pengorbanan, dan risikonya, serta juga tujuan jangka pendek dan jangka panjangnya. Pemimpin strategis pada akhirnya juga harus memiliki keyakinan kuat terhadap keputusan akhir yang diambilnya.

5. Keterampilan diplomasi.

Pemimpin strategis harus mahir dalam menemukan titik temu ketika mendiskusikan rencana kerja yang sudah diputuskannya bersama stakeholders. Bukan cuma itu. Pemimpin strategis juga mampu meyakinkan dan membangun kepercayaan di antara mereka untuk mencapai kesepakatan. Bahkan jika masing-masing stakeholder mungkin memiliki pandangan dan agenda yang berbeda. Terlebih lagi, pemimpin strategis juga harus mampu menghubungkan ide-ide mereka dengan nilai serta visi misi perusahaan. Ini membutuhkan keterampilan diplomasi dan komunikasi yang proaktif.

6. Tidak takut gagal.

Segala keputusan punya konsekuensinya masing-masing. Kamu mungkin bisa memprediksinya sejak awal, tapi bisa juga tidak. Itu wajar. Tidak semua harapan akan pasti terjadi seperti yang dimau. Jangan pernah takut gagal jika kamu ada di posisi ini. Seorang pemimpin yang andal harus bisa menerima kegagalan, bahkan mengakui kegagalannya sejak dini. Namun, mengakui kegagalan bukan berarti juga cepat menyerah. Mengusung kepemimpinan strategis artinya seorang leader harus bisa belajar dari kesalahan untuk mengubah kegagalan menjadi kesuksesan. Mereka pun pada akhirnya bisa mengenali tipe-tipe kegagalan seperti apa yang bisa diubah menjadi kesuksesan. Karakteristik ini kemudian dapat membantu mereka untuk bisa mengantisipasi dan mengeliminasi risiko atau skenario buruk agar tidak terulang lagi di masa depan.

Manajemen Perubahan.  Penolakan atas perubahan yang terjadi umumnya disebabkan karena beberapa hal, diantaranya:

1. Nyaman dengan kondisi yang sekarang, sehingga takut akan perubahan yang belum tentu menghasilkan outcomeyang disukai
2. Tidak lagi merasakan kendali yang memberikan rasa aman.
3. Menimbulkan ketidakpastian.
4. Keputusan dilaksanakan secara mendadak.
5. Khawatir bahwa cara kerja lama yang selama ini dilakukan ternyata salah.
6. Khawatir tak mampu menggunakan sistem baru.
7. Takut perubahan justru menghasilkan pekerjaan lebih banyak.
8. Konsekuensi yang tidak menyenangkan.

Maka dari itu, dibutuhkan tata laksana yang terstruktur untuk menjalankan strategi perubahan, hingga akhirnya semua pihak menerima perubahan tersebut dengan tangan terbuka dan bersedia turut beradaptasi. Sehingga tiap-tiap personil pada seluruh divisi mengerti apa yang mesti dilakukan dan mengapa perubahan itu penting dan mesti dilaksanakan. Manajemen perubahan berfungsi untuk membimbing para karyawan selama masa transisi berlangsung.

Ada banyak manfaat yang dapat Anda peroleh jika perusahaan berhasil menerapkan manajemen perubahan dengan baik. Salah satu yang paling utama adalah karyawan merasa mendapat dukungan, merasa siap, dan merasa tercukupi dengan sumber daya yang dibutuhkan. Manfaat lain yang Anda terima antara lain; target perubahan yang dikehendaki berpotensi tercapai, budget berpotensi tak mengalami banyak peningkatan, target berpotensi tercapai sesuai jadwal. Dengan kata lain, melalui manajemen perubahan, artinya perusahaan berupaya mempersiapkan kapasitas dan kapabilitas karyawan dan seluruh divisi terkait untuk menjalankan tugas baru secara efisien. Selain itu, manajemen perubahan penting dilaksanakan karena pelaksanaan perubahan membutuhkan pendekatan yang berbeda sesuai dengan apa yang diubah. Perubahan pada target produksi dan strategi pemasaran tentu tidak bisa dilaksanakan dengan cara sama. Demikian pula perubahan pada level manajemen dan level organisasi secara keseluruhan, jelas membutuhkan pendekatan yang berbeda pula.

Analisis Pemecahan Masalah.  Masalah yang dihadapi, dapat dianalisis kemungkinannya ada dua: pertama di kepemimpinan itu sendiri secara strategik dan manajemen perubahan. Kedua di bawahan yang mungkin ada penolakan adanya perubahan, dan masalah di tingkat bawahan yang menolak adanya perubahan.

Di tingkat kepemimpinan perlu segera dilakukan perubahan mendasar:

1. Membuat visi sebagai arah strategis yang jelas tentang arah perbaikan yang akan dilakukan berupa perbaikan atas komplain pelanggan, perbaikan sarana yang tidak memadai, dan memperbaiki komunikasi dengan stakeholder belum berjalan baik.
2. Memperbaiki pola kerja pemimpin dari semula bekerja normative, terlalu fokus pada hal-hal yang bersifat administrative. Perbaikan dilakukan dengan ice break dan mengubah menjadi lebih banyak berinteraksi dengan anggota/bawahan dan lebih banyak mendengarkan keluhan dan persoalan yang dihadapi bawahan dan keluarganya.
3. Memperbaiki komunikasi dengan bawahan dengan melakukan pendekatan pribadi dari hati ke hati, sehingga penerapan kebijakan baru yang semula selalu saja ditanggapi dingin oleh staff menjadi lebih cair.
4. Membentuk tim manajemen yang konstruktif dan dapat berkolaborasi untuk menumbuhkan budaya kerja korporat yang efektif.
5. Melakukan rotasi bawahan sesuai dengan kompetensi masing-masing untuk pemanfaatan dan pemeliharaan kompetensi inti dari masing-masing personel.
6. Melakukan pengembangan modal manusia sesuai dengan bakat kompetensinya masing-masing untuk menjalin komunikasi yang terbaik dengan pelanggan.
7. Mengatasi persoalan bawahan yang kemungkinan melakukan penolakan atas kebijakan baru:

1. Nyaman dengan kondisi yang sekarang, sehingga takut akan perubahan yang belum tentu menghasilkan outcomeyang disukai.
2. Tidak lagi merasakan kendali yang memberikan rasa aman.
3. Menimbulkan ketidakpastian.
4. Keputusan dilaksanakan secara mendadak.
5. Khawatir bahwa cara kerja lama yang selama ini dilakukan ternyata salah.
6. Khawatir tak mampu menggunakan sistem baru.
7. Takut perubahan justru menghasilkan pekerjaan lebih banyak.
8. Konsekuensi yang tidak menyenangkan.

Masalah-masalah tersebut diatasi dengan visi yang jelas disertai target yang jelas, pembentukan tim manajemen organisasi yang konstruktif, komunikasi dari hati ke hati ke bawahan atas persoalan pribadi dan penugasannya, memberikan keteladanan, menempatkan personel sesuai dengan kompetensi dan pilihan terbaiknya, memberikan penghargaan atas prestasi bawahan. Lebih banyak menerima masukan dari bawahan untuk mereka dapat selesaikan atas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Kesimpulan.  Permasalahan yang dihadapi pemimpin perusahaan adalah sebagai berikut: komplain stakeholder terkait pencapaian kinerja organisasi, kegiatan organisasi dinilai tidak berkualitas, sarana yang tidak memadai, komunikasi dengan stakeholder belum berjalan baik, setiap kali menerapkan kebijakan baru selalu saja ditanggapi dingin oleh staff, dan pemimpin yang bekerja normative, terlalu fokus pada hal-hal yang bersifat administrative.

Berdasarkan masalah tersebut di atas, penyelesaian yang dapat dilakukan adalah: Pembentukan visi dan target yang jelas, pembentukan tim manajemen yang konstruktif, komunikasi dari hati ke hati ke bawahan atas persoalan pribadi dan penugasannya, memberikan keteladanan, menempatkan personel sesuai dengan kompetensi dan pilihan terbaiknya, memberikan penghargaan atas prestasi bawahan. Lebih banyak menerima masukan dari bawahan untuk mereka dapat selesaikan atas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

DAFTAR PUSTAKA

Rauch, C.F., & Behling, O. 1984. Functionalism : Basis for alternate approach to the study of leadership. New York: Pergamon Press.

Jacobs, T.O., & Jaques E, (1990). Militery executive leadership, K.E. Clark M.B. Clark (Dds), Measures of Leadership, NJ, Leadership Libarary of America.

Millet, J.D. 1954. Management in the Public Service. Pp. xi, 417. New York: McGraw-Hill Company